Unser Kunde kam mit der Frage nach einem Gesamt-Roll-Out der Druckerlandschaft auf die DSS GmbH zu. Im Laufe der Jahre hatte sich ein Wildwuchs an Druckern unterschiedlicher Hersteller, Typen und Alters angesammelt.

„Unser Ziel war es, die vielen verschiedenen Typen zu vereinheitlichen und somit die Bedienbarkeit der Geräte zu vereinfachen, als auch den Ablauf bei Störungen der Geräte, sowie bei Bestellungen des Verbrauchsmaterials zu verschlanken.

Bis zu diesem Zeitpunkt gab es verschiedene Lieferanten für die verschiedenen Geräte. Jedes mal musste erst eruiert werden, von wem das Gerät geliefert wurde, bevor wir Verbrauchsmaterialbestellungen, als auch Störungen absetzen konnten.

Außerdem war uns wichtig, eine tatsächliche Transparenz der Druckkosten zu schaffen“ sagt uns der Geschäftsführer des Unternehmens.

Zunächst wurde ein Termin vor Ort vereinbart, bei dem eine Begehung des Firmengebäudes stattfand. Hierbei hat die DSS GmbH die Druckumgebung beim Kunden für die spätere Analyse aufgenommen und dokumentiert, sowie die Ziele des Roll-Outs und die Kundenanforderungen definiert.

"Wir greifen auf eine Datenbank von derzeit ca. 6.000 Geräten zurück. Mithilfe dieser können wir anhand des Alters und der Seitenzahlen der Geräte die Druckkosten pro Seite ermitteln. Dabei werden der damalige durchschnittliche Anschaffungspreis, die durchschnittlichen Kosten für Verbrauchsmaterial und, soweit vom Kunden geliefert, die Kosten für Serviceeinsätze oder Serviceverträge berücksichtigt. Somit können wir, dank des Tools, die tatsächlichen Kosten pro Seite so genau wie möglich darstellen. Vielen Kunden ist gar nicht bewusst, wie hoch die Kosten für Ihr Equipment ist, sie gehen nach dem Motto vor: das Gerät ist doch lang bezahlt, das kostet uns doch nichts mehr. Dies ist aber ein gefährlicher Irrglaube, je älter die Geräte sind und je weniger sie drucken, desto höher sind die Kosten pro Seite. Außerdem kommen die Anforderungen nach Verbrauchsmaterial oder Service meist aus den jeweiligen Abteilungen und keiner weiß mehr so genau was und wie viel eigentlich im Laufe eines Jahres bestellt worden ist. Hinzu kommen noch die versteckten Kosten für Personal, das sich mit den Bestellungen, dem Einlagern der Ware und Prüfung der Rechnungen beschäftigen muss“ weiß Timo Kohnert, Geschäftsführer der DSS GmbH.

Bei unserem Kunden war es wichtig, verschiedene Kriterien zu erfüllen. Das benötigte Gerätespektrum reichte von normalen schwarz-weiß Einzelblattlaserdrucker über Multifunktionsgeräte mit Kopier, Fax, Druck- und Scan to Mail und Scan to Archive Funktionen, bis hin zu robusten modernen Nadeldruckern für Endlospapierverarbeitung mit Durchschlägen.

Auch wurde an einem Arbeitsplatz eine behindertengerechte Gerätelösung benötigt.

Wichtig ist für uns, dem Kunden eine Lösung zu präsentieren. Es geht für uns nicht darum, möglichst viele Geräte eines Typs oder Herstellers zu verkaufen, sondern dem Kunden das Gerät mit dem für seine Anforderungen besten Preis-Leistungsverhältnis zu bieten. Dazu können wir auf unser jahrelanges Know-How in den unterschiedlichsten Bereichen der Druckeranforderungen  und starke Partner auf der Herstellerseite zurückgreifen. "Wir suchen dem Kunden sozusagen immer das Sahnestückchen raus“ erklärt uns Timo Kohnert.

Durch dieses breit aufgestellte Portfolio war die DSS in der Lage, all diese Anforderungen aus einer Hand anzubieten. Zunächst wurden anhand der derzeit eingesetzten Geräte und der Anforderungen die passenden neuen Geräte herausgesucht. In mehreren weiteren Sitzungen, gemeinsam mit dem Kunden, wurde so die optimale Verteilung und Anzahl der neuen Geräte Schritt für Schritt festgelegt. Erst als die neuen Geräte genau definiert waren wurde eine Gegenüberstellung der Kosten „Alt gegen Neu“ durchgeführt. Die neuen Geräte sollten auf Basis des PayPerPage – Konzeptes geliefert werden. Dabei zahlt der Kunde einen bestimmten Preis pro Seite in dem alle Kosten wie Gerät, Verbrauchsmaterial, Service und Ersatzteile enthalten sind. Dieser Preis wird mit der Anzahl der Geräte und der zu erwartenden Druck / Kopierleistung (Freikopien) im Monat multipliziert. Heraus kommt ein monatlich gleichbleibender Preis. Somit ist eine Kostentransparenz gewährleistet. Außerdem kann auf dieser Basis die Kostenersparnis über die Laufzeit der Geräte genauestens ermittelt werden.

"Uns ist es wichtig in jeglichem Bereich unserer Lieferanten, auch im Bereich der EDV, jemanden zu finden, der genauso tickt wie wir. In der DSS GmbH haben wir diesen Partner für den Bereich Output-Management in unserem Unternehmen gefunden. Unsere Anforderungen wurden bis ins letzte Detail umgesetzt, wir haben das Ziel des Roll-Outs erreicht: wir haben nur noch einen Ansprechpartner, schlanker geht es nun wirklich nicht mehr, 99 % der Geräte werden einheitlich bedient, der Bestand an Verbrauchsmaterial ist drastisch gesunken. Und ganz nebenbei haben wir auch noch eine stattliche Summe an Kosten eingespart“ so der Geschäftsführer unseres Kunden.